Come impostare una lettera formale: guida dalla A alla Z

Sei alla ricerca di consigli su come impostare una lettera formale?

In questa guida ti spiegheremo come scrivere una lettera a un professore, un’Istituzione o un personaggio illustre, mantenendo una struttura formale ed elegante.

Molto spesso nelle lettere formali viene utilizzato un linguaggio poco utilizzato nella lingua corrente: la struttura del contenuto, le intestazioni e il corpo della lettera possono essere apparentemente difficili da comprendere.

Per aiutarti in questa missione, abbiamo preparato per te questa guida completa su come impostare una lettera formale e scegliere le parole giuste per rivolgerti al tuo interlocutore.

Sei pronto? Iniziamo!

Quello che devi sapere per scrivere una lettera o una email formale

Se devi scrivere una lettera formale al preside, al sindaco o ad una persona importante, sei nel posto giusto: ecco come fare per redigere una lettera perfetta.

Prima di iniziare: tipi di lettera

Prima di vedere come impostare una lettera formale, vediamo quali sono le tipologie di lettera che potresti aver bisogno di scrivere e in quali casi è utile adottare lo stile formale.

In generale, possiamo distinguere due tipologie di lettere. Le lettere informali sono quelle rivolte ad un soggetto familiare, come un fidanzato o un amico. Il contenuto di queste epistole può essere il più disparato, dalle tematiche di tutti i giorni a racconti su eventi e fatti di lavoro.

Con i nuovi paradigmi della comunicazione, non è raro che le lettere informali lascino il posto alle email o ai messaggi istantanei.

Le lettere formali, invece, sono necessarie se devi rivolgerti ad un’autorità, ad un Ente, o una Ditta che non conosci personalmente, ad esempio per un avviso, una richiesta o un reclamo.

Struttura della lettera formale

Ora che abbiamo visto i principali tipi di lettera, parliamo di come impostare una lettera formale a partire da un aspetto sostanziale: la struttura.

La struttura di una lettera formale è diversa da quella di una qualsiasi lettera e rispetta uno schema ben definito. Vediamo insieme quali sono gli elementi che la compongono.

Intestazione

Se non scrivi già su carta intestata, in alto a destra del foglio devi inserire l’intestazione della lettera, ovvero il destinatario della missiva.

Solitamente questa sezione è strutturata in più righe e segue questo schema:

• Prima riga: Alla cortese attenzione di, spesso abbreviato in Alla C.A di;
• Seconda riga: Titolo di studio o appellativo + Nome e cognome;
• Terza riga (eventuale): presso o c/o + indirizzo completo di ufficio, sede o struttura presso cui il destinatario è impiegato.

Una cosa molto importante: rivolgiti al destinatario della lettera usando la formula corretta. Di solito, gli appellativi utilizzati sono Gentile o Egregio per le persone fisiche, Spettabile per aziende o enti, Dott.ssa o Dott. per abbreviazione dottoressa e dottore.

Ci sono anche personalità particolari che prevedono titoli specifici, come ambasciatori, ecclesiastici o politici: per fare qualche esempio: On (Onorevole), Sen. (Senatore), S.E. (Sua Eccellenza).

Mittente

Il mittente della lettera va inserito in alto a sinistra, accanto al destinatario. Attenzione: nell’intestazione busta lettera vanno scritti solamente i dati utili al servizio postale in caso di mancato recapito, mentre nell’area all’interno della lettera devi inserire anche altri dati come numero di telefono, codice fiscale e/o partita IVA.

Luogo e data

Lasciando un rigo di spazio sotto l’intestazione, in alto a destra, scrivi luogo e data di scrittura della lettera, senza andare a capo.

Oggetto

Ora lascia qualche rigo in bianco e scrivi l’oggetto della tua lettera, vale a dire il motivo principale per cui l’hai scritta.

La formula è questa:

Oggetto: XYZ

Formula di apertura

Questa formula è immediatamente sotto l’oggetto e introduce la lettera. La sua composizione riprende quella dell’intestazione del destinatario (titolo + nome e cognome), quindi ad esempio:

Gentile Dott.ssa Ferri

Contenuto della lettera

Se ti stai chiedendo come impostare una lettera formale, è finalmente arrivato il momento di scrivere il corpo del testo, ossia il contenuto vero e proprio della tua missiva.

Solitamente questa parte è composta da un’introduzione, una parte centrale e una conclusione. Inizia la tua lettera presentandoti e spiega subito il motivo della tua lettera, così che il destinatario capisca subito di cosa stiamo parlando.

Tra le formule che puoi utilizzare:

• In risposta alla Sua / Vostra precedente lettera – mail, nel caso in cui tu debba rispondere ad uno scambio già iniziato;
• Come da accordi, Come anticipato via telefono / mail / fax, nel caso in cui tu e il destinatario abbiate già avuto uno scambio con altri mezzi di comunicazione;
• In riferimento/in relazione alla Sua / Vostra richiesta, se devi rispondere ad una richiesta già avanzata dal destinatario;
• Con la presente si comunica quanto segue.

   

Nella parte successiva, argomenta le tue tesi senza essere ridondante o prolisso e concludi con eventuali richieste o petizioni. Per la scrittura della lettera puoi scegliere la terza persona (il sottoscritto) o la prima (io sottoscritto), l’importante è mantenere questo schema nel corso di tutta la missiva.

Quando ti rivolgi al destinatario, dà sempre del Lei, usando la maiuscola anche all’interno delle parole (ad esempio, vorrei rivolgerLe).

Se ti rivolgi ad un’azienda, puoi utilizzare anche il Voi, ad esempio “la Vostra azienda”.

Chiusura e conclusione

Concludi la tua lettera con frasi di commiato, come ad esempio:

• La ringrazio in anticipo per il tempo che vorrà dedicarmi;
• La ringrazio per la cortese attenzione;
• Resto in attesa di un suo cortese riscontro.

Puoi continuare salutando il tuo destinatario, adottando la formula cordiali saluti.

Firma

Firma la tua lettera in basso a destra, mettendo prima il nome e poi il cognome.

Allegati

Se la tua lettera formale ha degli allegati, dovrai inserirli alla fine della missiva in basso a sinistra.

Versione digitale: esempio email formale

Ora che abbiamo visto come impostare una lettera formale, vediamo in breve come scrivere una mail formale, osservando anche le principali differenze tra il cartaceo e il digitale.

Vediamo il tutto partendo da questi punti:

• In prima battuta, scegli una mail affidabile e che leggi spesso per inviare il tuo messaggio;
• Scrivi l’oggetto della mail, che deve essere chiaro e comprensibile;
• Se stai scrivendo ad un indirizzo mail che leggono più persone, specifica all’inizio della mail “alla cortese attenzione di XYZ”;
• Come nella lettera formale, rivolgiti al destinatario con la formula titolo + nome e cognome e dando sempre del Lei o del Voi se si tratta di un’azienda;
• Scrivi il corpo del testo e indica chiaramente le tue richieste;
• Concludi la lettera con una formula di commiato e la tua firma con i contatti in calce.

Ultime raccomandazioni

Ora che abbiamo visto come impostare una lettera formale, ecco gli ultimi consigli dell’Università Niccolò Cusano per una lettera perfetta:

• Usa la punteggiatura: la punteggiatura è fondamentale per scandire i tempi del testo e agevolare la lettura, perciò non aver timore di usarla;
• Controlla l’ortografia: in una lettera formale più che mai, gli errori di ortografia sono aboliti. Ricontrolla sempre più volte il testo prima di inviare;
• Sii chiaro: utilizza nel corpo del testo frasi brevi e concise, non essere troppo verboso e non dilungarti in inutili dettagli;
• Usa un font leggibile: se scrivi la tua lettera al computer, usa un font leggibile e fai attenzione alla formattazione del testo. Usare grassetti e colori inappropriati potrebbe stancare la vista del lettore.

Hai le idee più chiare su come impostare una lettera formale?

Siamo certi che, grazie ai nostri suggerimenti, riuscirai a scrivere delle lettere perfette per le tue esigenze.

Se devi scrivere una lettera formale per lavoro e ti aspetta un colloquio, leggi anche: Colloqui di gruppo: come gestirli al meglio