Come scrivere una mail di lavoro? Tre consigli utili

Saper scrivere una mail di lavoro è una delle skill fondamentali per neolaureati e professionisti che si approcciano alla ricerca di una nuova occupazione.

Il linguaggio di una mail professionale è tipicamente diverso da quello usato in una qualunque mail informale. Conoscere le differenze e saperle adattare correttamente alla tua necessità renderà la tua comunicazione estremamente più efficace.

Ecco tre consigli utili per imparare a scrivere una mail formale.

Ecco come scrivere una mail formale

Ogni giorno riceviamo decine di mail nelle nostre caselle di posta. Questo eccesso comunicativo rischia di distrarci dai messaggi davvero importanti: per questo è importante saper scrivere una mail chiara e concisa.

Abbiamo già parlato di come scrivere una lettera formale e di quali sono le caratteristiche da rispettare per essere efficaci in questo tipo di comunicazione. Vediamo insieme i tre consigli da tenere in considerazione per scrivere una mail formale.

#1 – Inserisci sempre l’oggetto

L’oggetto è la parte più importante della mail. Anche se ti sembrerà banale, avere un buon oggetto può fare la differenza tra una mail mediocre e una eccellente.

Una mail che non ha un oggetto potrebbe essere ignorata e cestinata ancor prima di essere letta.

Assicurati di inserire sempre un oggetto chiaro, che metta in evidenza il contenuto della mail.

Assicurati di inserire prima le parole più importanti nell’oggetto: questo perché l’anteprima dell’oggetto potrebbe non essere visibile su un dispositivo mobile. In generale, 6-8 parole possono essere sufficienti per descrivere in breve il contenuto di una business mail.

#2 – Semplifica il contenuto

Prima di premere il tasto invio, rileggi la tua mail con attenzione. Chiediti se ciò che hai scritto è:

• Facilmente comprensibile dal pubblico di riferimento
• Chiaro e conciso, inequivocabile
• Breve e pertinente con il tema che vuoi affrontare
• Grammaticalmente corretto

Rileggi la tua mail ed elimina tutto ciò che ti sembra superfluo. Le persone hanno poco tempo e amano andare dritte al punto. Per facilitare la leggibilità, inserisci delle spaziature e utilizza il grassetto per evidenziare i concetti più importanti.

Infine, non dimenticarti di chiudere la tua mail con una richiesta specifica d’azione: chiedi al destinatario di fare qualcosa e sii chiaro sul prossimo passo da fare.

#3 – Fai attenzione alle modalità di contatto

Se ti stai chiedendo come scrivere una mail di lavoro, è importante che tu tenga in considerazione l’inserimento delle modalità di contatto.

Quando chiudi la tua mail, accertati di inserire i tuoi contatti, come ad esempio il numero telefonico.

Su come impostare una mail abbiamo detto proprio tutto: continua a leggere i consigli dell’Università Niccolò Cusano per rimanere aggiornato su vita universitaria, metodo di studio e lavoro.