To do list: che cos’è, come farla e perché è utile per essere più produttivo

Uno dei modi migliori per mettere nero su bianco le cose da fare è la to do list. Si tratta di uno strumento davvero utile per raggiungere i nostri obiettivi e rispettare le scadenze, sia nella vita privata che in quella professionale e, ovviamente, nello studio.

Gli elenchi di cose da fare possono funzionare per te, ma solo se sai sfruttarli in modo efficace. In caso contrario, gli elenchi potrebbero lasciarti più stressato di quanto eri prima di farli. Questo perché le todo list funzionano solamente se vengono rispettate: c’è bisogno di grande determinazione, costanza e motivazione per portare a casa questo risultato.

Vediamo ora quali sono le tecniche migliori per fare le liste di cose da fare, dai metodi tradizionali con carta e penna alle app come Todoist. Se sei pronto, iniziamo subito.

Quello che devi sapere sulle liste di cose da fare

Perché le liste delle cose da fare possono aiutarti ad organizzare la tua vita universitaria e non solo? Come fare delle to do list davvero utili e funzionali? Ecco i consigli dell’Università Niccolò Cusano per renderti più produttivo e ottimizzare la tua giornata.

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lista cose da fare

To do list: pro e contro

Abbiamo detto che, se usate nel modo giusto, le liste delle cose da fare possono costituire un alleato prezioso per l’organizzazione delle nostre giornate.

Quali sono, però, le principali ragioni per cui gli elenchi non funzionano? Vediamone alcune:

  • Vedere nero su bianco le cose che devi fare ti fa sentire sopraffatto e non all’altezza;
  • Non sai come dare la priorità agli articoli in lista;
  • Senti che stai aggiungendo continuamente voci alla tua lista che non si riduce mai;
  • Ti senti confuso se mescoli elementi della tua vita privata con quelli della tua vita professionale.

Tutti questi ipotetici punti deboli, in realtà possono essere controllati ed eliminati attraverso una serie di tecniche, di cui parleremo nei prossimi paragrafi. Osservando l’altro lato della medaglia, c’è da dire che ci sono molti vantaggi che puoi trarre da una lista di cose da fare:

  • Hai ben chiare le cose che devi fare;
  • Ti senti meno stressato perché tutte le tue cose da fare sono su carta e fuori dalla tua testa;
  • L’elenco ti aiuta a stabilire una priorità alle tue azioni;
  • Non trascuri così tanti compiti e dimentichi tutto;
  • Ti senti più organizzato;
  • Ti aiuta con la pianificazione.

Come realizzare gli elenchi di cose da fare

Ora che abbiamo visto quali sono i potenziali vantaggi che potresti trarre dalle to do list, ecco qualche consiglio per realizzarne una perfetta e funzionale per te.

1. Scegli un supporto (cartaceo o digitale)

Gli elenchi di cose da fare sono disponibili in tutte le forme e dimensioni: sta a te scegliere cosa funziona di più per te.

Alcune ricerche suggeriscono che scrivere le informazioni a mano ci aiuta a ricordarle meglio, ma se carta e penna non fanno per te, niente paura: ci sono tantissime app digitali per iOS o Android che aiutano a creare liste di cose da fare personali.

Ad esempio, prova a scaricare Trello o Todoist e sperimenta. Se scegli la carta, invece, ti basterà mettere nero su bianco le cose da fare e cercare di dare loro un ordine di priorità.

2. Crea un ordine di priorità

Darti delle priorità è fondamentale per creare to do list davvero efficaci. Potresti creare una lista principale, con ogni progetto che vorresti realizzare a lungo termine: ci possono essere anche le voci più semplici, come ripulire l’armadio, iscriverti a un corso di lingua.

Un altro può essere un elenco di progetti settimanali , con tutto ciò che è necessario fare nei prossimi sette giorni. Il terzo dovrebbe essere un elenco HIT (attività di alto impatto), con le attività che devono essere completate in giornata.

Per fare un esempio:

To do list a lungo termine

  • Fare un viaggio in Giappone;
  • Iscrivermi ad un corso di yoga;
  • Imparare a fare fotografie

To do list settimanale

  • Andare in palestra dal martedì al venerdì;
  • Studiare 12 capitoli di un libro;
  • Concludere tre progetti di lavoro.

To do list giornaliera

  • Studiare 2 capitoli di un libro;
  • Inviare tre mail;
  • Fare tre quarti d’ora di corsa

Una tecnica efficace per darti delle priorità è la regola 1-3-5. Come funziona? Definisci una cosa molto importante da fare, tre cose mediamente importanti e 5 poco importanti. Inizia dalla prima e continua con le altre. In questo modo avrai chiaro davanti a te l’ordine dei tuoi obiettivi giornalieri.

3. Sii semplice

Resta semplice. Non c’è niente di più intimidatorio di una lunga lista di cose da fare. E, realisticamente, è impossibile ottenere molte cose fatte in 24 ore. Non sovraccaricarti di cose e valuta bene l’ordine delle priorità da rispettare.

4. Inizia con compiti soft

Prima di procedere con il compito (o i compiti) più importanti della giornata,  inserisci alcuni semplici elementi nella lista.

“Piegare i vestiti”, “lavare i piatti della colazione” e “fare la doccia” sono tutti buoni esempi. Anche il superamento di sciocchezze ci aiuta a iniziare la giornata sentendoci super-produttivi.

5. Scomponi, se necessario

Obiettivi come “lavorare sulla tesi di laurea” sono troppo vaghi e intimidatori, il che significa che avremo troppa paura per iniziare effettivamente ad affrontarli.

Un modo per ridurre il fattore paura e rendere gli obiettivi più maneggevoli è quello di scomporre i progetti in compiti più piccoli . Invece di “lavorare sulla tesi di laurea”, prova qualcosa di più specifico, come “scrivi prima metà del capitolo tre” di lunedì e “scrivi la seconda metà del capitolo tre” di martedì.

Questo ti aiuterà ad avere sempre qualcosa di ben definito da fare.

6. Definisci le capacità utili a portare avanti un compito

Quali sono le cose che hai inserito nella tua to do list che potresti fare con poco sforzo mentale? Quali, invece, le cose che richiedono tempo e grande concentrazione?

Ci sono dei lavori che puoi fare solamente quando hai la massima concentrazione e nessuno intorno a te e altre che invece puoi fare con poco tempo e poche risorse. Scindi queste due categorie di cose e prendi in considerazione questa variabile quando definisci il tuo ordine di priorità.

7. Includi un orario

Ora che hai creato la tua to do list, torna indietro e inserisci una stima del tempo accanto a ogni elemento. Potrebbe anche aiutare a trasformare la lista delle cose da fare in una specie di programma con orari e luoghi specifici.

In questo modo avrai anche una pianificazione giornaliera degli impegni, per essere ancora più efficiente e produttivo.

8. Rendi pubblica la tua lista

A volte il modo migliore per raggiungere degli obiettivi è avere qualcuno che ci sorveglia. Prova a condividere l’elenco delle cose da fare, magari appendendolo al frigorifero o impostando un calendario digitale accessibile a tutti i membri del team di lavoro.

9. Scegli quando pianificare

Uno degli aspetti più difficili dell’elenco delle cose da fare è sedersi per crearne uno. Decidi in anticipo il momento in cui ti siederai a stilare i tuoi elenchi: può essere la mattina prima che tutti gli altri si sveglino, l’ora prima di andare a letto o all’ora di pranzo. Scegli il momento che pensi sia ottimale per te e rispetta questa disposizione.

Sulle to do list abbiamo detto proprio tutto, per oggi: siamo certi che, grazie ai nostri consigli, riuscirai ad essere più organizzato e produttivo nello studio e nella vita.

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