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Scrivere una mail formale: dritte e consigli da seguire

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Sei alla ricerca di consigli utili su come scrivere una mail formale?

Sei nel posto giusto: in questa guida ti spiegheremo come si scrive una mail di tipo professionale, dalla struttura alle indicazioni sul contenuto del testo.

La mail è uno strumento di lavoro fondamentale, oggi più che mai: conoscere le sue peculiarità e saperne scrivere una nel modo giusto è indispensabile per comunicare con i professori all’Università e con colleghi e datori di lavoro.

Ma quali sono le linee guida per la redazione di una mail formale e quali sono le parti da non sottovalutare mai? Scopriamolo insieme nei prossimi paragrafi di questo approfondimento dell’Università Niccolò Cusano di Ancona.

Quello che devi sapere su come impostare una mail professionale

Ci sono tantissime ragioni per cui potresti avere bisogno di inviare un’email professionale. Ad esempio, potresti aver bisogno di inviare la lettera di accompagnamento a un potenziale datore di lavoro, una lettera di ringraziamento, una lettera di dimissioni al capo attuale o una richiesta di lettera di raccomandazione.

Vediamo ora come scrivere una mail formale, affrontando aspetti legati a cosa includere nei messaggi, cosa non includere e come chiudere, firmare e inviare i tuoi messaggi di posta elettronica.

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come si scrive una mail

Mail di lavoro: linee guida e caratteristiche di base

Per scrivere una mail formale efficace ci sono alcuni aspetti da tenere in considerazione, a prescindere dal messaggio che intendi veicolare. L’impostazione di una mail formale è sicuramente diversa da quella di una normale mail: dovrai rivolgere maggiore attenzione ai dettagli e curare sia il contenuto che la forma. Ecco tutto ciò che devi sapere sull’impostazione di una email professionale:

  • Oggetto: la riga dell’oggetto deve essere estremamente chiara, così da permettere a chi riceve la tua mail di capire immediatamente la natura del contenuto. A seconda del destinatario, l’oggetto della mail può avere diverse caratteristiche. Se stai scrivendo una lettera formale per richiedere un colloquio ad un docente Unicusano, ad esempio, potresti scrivere “Richiesta di colloquio – Laureando Mario Rossi – CdL Giurisprudenza Unicusano”
  • Saluto: se ti stai chiedendo come iniziare una mail, la prima cosa da fare è salutare il destinatario del tuo scritto. Puoi utilizzare diversi appellativi, come ad esempio Gentile Prof. Dario Bianchi, oppure Egregio Dott. Valerio Neri;
  • Lunghezza della mail: in linea generale, cerca di essere quanto più sintetico possibile. Le persone non amano le mail troppo prolisse o ripetitive;
  • Carattere: un aspetto da curare assolutamente è il font della mail. Evita caratteri ornati, giocosi o colorati; questi semplicemente distraggono il destinatario dal tuo messaggio reale. Non abusare di grassetto e corsivo e non scrivere in maiuscolo;
  • Grammatica e sintassi: una mail professionale deve essere assolutamente priva di errori ortografici. Rileggi la tua email con attenzione prima di inviarla. Un messaggio senza errori indica al destinatario che la tua e-mail dovrebbe essere presa sul serio;
  • Conclusione: proprio come l’apertura, anche la chiusura della tua mail è importante. Per concludere, ringrazia sempre il destinatario e auguragli una buona giornata. La maggior parte dei gestionali mail ti consente di incorporare una firma con il tuo nome, titolo e informazioni di contatto in ogni messaggio. Una firma in calce è utile per rendere ogni corrispondenza più professionale.

Il corpo del testo: esempio di mail

Per capire meglio come si scrive una mail, facciamo un esempio pratico e vediamo cosa inserire nel corpo del testo, subito dopo i saluti iniziali.

Quando inviamo una mail a qualcuno che non ci conosce, in genere abbiamo ben chiaro chi sia il destinatario, quindi sarà facile specificare la nostra posizione nei suoi confronti. Torniamo all’esempio della mail da scrivere ad un docente per richiedergli un colloquio.

Quello che dovremmo scrivere, subito dopo i saluti, è qualcosa che ci qualifichi come “Sono un suo studente del corso X della facoltà Y dell’Università Niccolò Cusano”.

Chiaramente, se il docente ti conosce già, questa presentazione non deve essere proposta: ti basterà inserire la firma in calce alla mail per ricordare chi sta scrivendo.

Le prime 2/3 righe di testo successive alla presentazione (se necessaria) devono introdurre il lettore alle tematiche trattate nella mail. In un certo senso, si tratta di una sorta di espansione dell’oggetto della mail. In queste righe non dovrai specificare tutti i dettagli, ma rendere più chiara la tua necessità approfondendo l’argomento quel poco che basta per fornire una panoramica più dettagliata.

Subito dopo seguirà il corpo del testo, con tutti i dettagli della mail. Ricorda di essere quanto più chiaro ed esaustivo possibile, senza cadere in ripetizioni inutili che distraggono il lettore. Dunque, tornando al nostro esempio di mail formale, ecco quello che potresti scrivere:

Gentile Prof. Rossi,

Sono Mario Bianchi, studente del CdL in Giurisprudenza dell’Università Niccolò Cusano. Le scrivo questa mail per chiederle un colloquio presso il suo ufficio per discutere della mia tesi di laurea. Avrei bisogno di parlare con lei e di confrontarmi con i suoi collaboratori circa i contenuti del secondo capitolo della mia tesi, così da poter procedere all’invio degli stessi nei tempi stabiliti.

Se lei è disponibile, le chiedo di poter fissare un colloquio nel suo giorno di ricevimento, nell’orario che preferisce. Resto a disposizione per qualunque dubbio o chiarimento. In attesa di suoi riscontri, le auguro un buon proseguimento di giornata.

Mario Bianchi

5 consigli per una mail perfetta

Abbiamo visto quali sono le indicazioni da seguire per scrivere una mail formale. Vediamo ora 5 consigli da seguire per rendere perfetto il tuo messaggio prima dell’invio:

  • Assicurati che il tuo messaggio sia completo: controlla che la riga dell’oggetto della tua e-mail sia compilata, che sia presente la tua firma e che tu stia inviando il messaggio alla persona giusta;
  • Rileggi sempre il tuo messaggio di posta elettronica: prima di cliccare su invia, assicurati anche di eseguire il controllo ortografico e controllare la grammatica e le lettere maiuscole. L’ortografia nelle mail è importante quanto lo è nelle lettere cartacee;
  • Invia un messaggio di posta elettronica di prova: prima di inviare effettivamente la tua email, invia prima il messaggio a te stesso per verificare che la formattazione funzioni e che nulla sia fuori luogo. Se tutto sembra a posto, vai avanti e invia l’email all’azienda o alla persona che stai contattando;
  • Tieni traccia delle comunicazioni importanti: con molti programmi di posta elettronica è possibile creare cartelle per semplificare la ricerca di eventuali e-mail precedenti importanti. Configura una cartella per tutte le email professionali da non perdere e archivia le copie del messaggio e-mail che hai inviato in questo spazio;
  • Controlla la tua casella mail con regolarità: dare una risposta tempestiva è importante per fare bella figura. Controlla sempre la tua casella di posta e rispondi alle mail con cura e senza far trascorrere troppi giorni.

Ora abbiamo visto tutto quello che devi sapere per scrivere una mail formale: non ti resta che seguire i nostri consigli e cimentarti nella costruzione del tuo messaggio.

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